Office virtual disebut juga dengan kantor virtual atau maya. Setup kantor virtual ini akan memungkinkan bagi pemilik usaha dan juga karyawan untuk bisa bekerja dari lokasi mana pun dengan menggunakan komputer seperti laptop, ponsel, dan juga akses internet. Kantor virtual ini juga bisa memberikan penghematan yang signifikan dan juga fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang perkantoran konvensional.
Dengan kantor virtual ini Anda bisa melakukan pertemuan hanya melalui telepon atau video conference dan dokumen bisa dikirimkan secara elektronik. Beberapa perusahaan bahkan juga menyediakan layanan kantor virtual untuk bisa memberikan virtual prestise yang berkaitan dengan kantor fisik seperti alamat strategis, layanan profesional menjawab telepon otomatis, dan juga Anda bisa menggunakan ruang kantor sesuai dengan perjanjian awal yang diberlakukan.
Office Virtual vs Kantor Konvensional
Bagi pebisnis pemula masih banyak yang belum tahu apa saja perbedaan antara office virtual dengan yang konvensional.
Dengan mengetahui perbedaan tersebut diharapkan pebisnis bisa tahu apa yang menjadi kebutuhannya apakah gedung kantor konvensional atau gedung kantor virtual. Perbedaan pertama adalah fungsinya.
Fungsi kantor virtual adalah untuk mendapatkan legalitas dan juga untuk menghemat biaya operasional. Ada beberapa bisnis yang sebenarnya tidak membutuhkan kantor secara fisik namun hanya membutuhkan alamatnya saja untuk proses pendaftaran legalitas bisnis. Sebagai contohnya adalah bisnis startup. Banyak startup yang awalnya tidak memiliki gedung kantor konvensional resmi, barulah setelah startup tersebut berkembang, mendapatkan investor dengan dana yang cukup banyak, peminat terhadap aplikasi atau sistemnya semakin bertambah mereka berani memiliki kantor sendiri untuk bisa mengoperasionalkan bisnis secara maksimal.
Sayangnya jika budget terbatas kepemilikan kantor dan sewa gedung konvensional tidak bisa dilakukan karena biaya yang dikeluarkan cukup besar.
Perbedaan selanjutnya adalah karyawan atau SDM. Jika Anda memiliki gedung perkantoran atau menyewa gedung konvensional maka penting bagi Anda untuk mempekerjakan karyawan di luar lingkup bisnis Anda seperti resepsionis, cleaning service, dan lain sebagainya. Berbeda jika Anda menggunakan office virtual dimana resepsionis dan karyawan lainnya sudah disediakan oleh penyedia jasa kantor virtual tersebut sehingga Anda tidak perlu memikirkan bagaimana untuk menggaji mereka.
Perbedaan yang terakhir adalah fleksibilitas. Ada bisnis yang fleksibel dan ada juga yang kaku dimana mewajibkan operasional bisnisnya harus dikerjakan di kantor secara bersama-sama. Untuk gedung konvensional ini cocok untuk bisnis yang membutuhkan pertemuan setiap hari di kantor karena membutuhkan analisis yang detail dan secara terperinci seperti kontraktor, property, arsitek, dan lain sebagainya.
Sedangkan untuk kantor virtual ini cocok bagi bisnis online maupun bisnis startup yang mana proyeknya bisa dikerjakan secara fleksibel dimana pun dan juga kapan pun. Pembahasan proyek tersebut pun bisa melalui telepon atau video conference.
Demikianlah sedikit perbedaan antara office virtual dengan gedung konvensional yang bisa Anda pertimbangkan, sebelum memilih sewa gedung konvensional atau kantor virtual sebaiknya Anda menyesuaikannya dengan karakteristik dan juga kebutuhan bisnis Anda agar operasional bisnis bisa berjalan secara maksimal.
